Esta conocida herramienta ha ayudado a muchas personas a mejorar su productividad a través de una adecuada asignación de prioridades a las diferentes tareas.
Su creación es atribuida a Dwight Eisenhower, un héroe militar de la II Guerra Mundial y 340 presidente de los EEUU. La idea de la matriz surge de una frase que Eisenhower pronunció en un discurso, citando a Roscoe Miller: «Lo urgente no es importante, y lo importante nunca es urgente». La matriz logró su mayor difusión cuando Stephen Covey la incluyó en su icónico libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, y luego publicó un libro donde profundiza en la herramienta, Primero lo primero, al punto de que algunos la conocen como la «Matriz de Covey».
Lamentablemente, en los últimos años ha sido difundida extensamente en un formato y en un contexto que, en mi opinión, ha tergiversado su esencia y le resta efectividad.
Al plasmar mi visión de la herramienta pretendo aportar un método sencillo, práctico y útil para ordenar las diferentes tareas que debemos desarrollar para lograr nuestros objetivos y saber qué hacer cuando surgen los inevitables imprevistos.
¿A quién puede serle útil la matriz de prioridades?
A cualquier emprendedor o trabajador, no importa su rango, cuyo trabajo implique variedad, cierto grado de control sobre el uso de su tiempo y orientación a resultados.
Premisas para el uso de la matriz
El uso de esta herramienta solo tiene sentido cuando se conocen con claridad los objetivos que se persiguen. Muchas empresas han implementado programas de evaluación de desempeño que incluyen la fijación de objetivos para sus trabajadores. Estos objetivos sirven de base para saber, sin lugar a dudas qué se espera de cada trabajador y cómo va a ser evaluado al final del período que se haya fijado.
En el caso de los emprendedores, mi recomendación es que fijen con claridad los objetivos que persiguen, para lo cual es recomendable el método SMART, extensamente descrito en multitud de publicaciones al alcance de todos.
En cualquier caso, una vez tengamos los objetivos, es necesario diseñar un plan de trabajo, con metas específicas, que nos permita trazar el camino a recorrer. Intentar usar esta herramienta sin esta premisa es inútil y puede conducir a un trabajo arduo con pocas recompensas.
Otra premisa que debemos considerar se refiere a la DELEGACIÓN. Si no tienes en quien delegar, no aplica para ti. En caso contrario, debes usar de forma inteligente esta importante función gerencial. Te sugiero revisar la serie que escribí sobre este tema pulsando aquí.
Estructura de la matriz
Tal y como es conocida, la matriz se construye a partir de dos ejes. En el horizontal se muestra el grado de URGENCIA de las actividades, lo cual tiene que ver con el tiempo requerido para ejecutarlas. El eje vertical consiste en el grado de IMPORTANCIA y aquí se recomienda ser radical: Si contribuye al logro de nuestros objetivos y metas es IMPORTANTE. En caso contrario, NO LO ES.
He constatado que muchas personas no se sienten cómodas con esta acepción de IMPORTANTE, por lo cual propongo cambiar la etiqueta del eje vertical por la siguiente: ¿CONTRIBUYE A TUS OBJETIVOS?, y agrego una interrogante para aquellas actividades que no contribuyen: ¿ES CONVENIENTE O NECESARIA ?
Al combinar los dos ejes, nos encontramos con cuatro (4) cuadrantes:
Cuadrante 1. El cuadrante de la PREMURA. Allí se encuentran las actividades que nos conducen al logro de objetivos y metas y requieren de una atención más o menos inmediata. Muchas, y quizás la mayoría de estas actividades, se convirtieron en URGENTES por no haberlas realizado a tiempo y las consecuencias son diversas: generan mucho estrés y la calidad sufre al tener que realizarlas bajo presión.
Cuadrante 2. Este el cuadrante de la ANTICIPACIÓN. En él se encuentran todas aquellas actividades que tienen una fecha relativamente lejana en el tiempo y nos conducen al logro de nuestros objetivos. El hecho de realizarlas a tiempo, sin presión, nos reduce de forma considerable el estrés y nos da la oportunidad de hacer un trabajo de calidad.
Cuadrante 3 o cuadrante de la DISTRACCIÓN. ¡Alerta con este cuadrante! Acá se encuentra el 80% de los famosos y peligrosos “ladrones del tiempo”. Son aquellas actividades que no nos conducen al logro de nuestros objetivos y metas y nos son presentados con carácter de URGENCIA. Si tendemos a ser reactivos, es muy fácil que caigamos en esta trampa, lo cual nos conduce a trabajar en actividades que no nos aportan valor en detrimento de las que si lo hacen.
Cuadrante 4. En este cuadrante de la merecida PAUSA se encuentran aquellas actividades que, sin aportar directamente al logro de nuestros objetivos, nos permiten tomar las pausas necesarias para evitar el embotamiento mental. Deberíamos programar esas pausas solo con este motivo. De lo contrario, se convierten en otros ladrones del tiempo.
Una visión sistémica de la matriz
Considero que la matriz de prioridades no es una herramienta aislada que puede ser usada eventualmente, aunque en estos casos su uso puede ser efectivo de forma puntual. Yo la visualizo en dos momentos claves: El momento de PLANIFICAR y el de ACTUAR.
El momento de PLANIFICAR
Al planificar, trazamos la ruta, la situación ideal si no somos interrumpidos. Recomiendo que esta planificación se haga con frecuencia semanal y diaria. Esto nos permite tener una visión a mediano plazo (semana) y convertirla en un plan de acción diario.
Al planificar, debemos tener en cuenta los siguientes elementos:
El proceso de planificación
Plan semanal
El primer día de la semana, planifica tomando en cuenta los siguientes insumos:
Los objetivos a largo plazo y las metas trazadas a partir de esos objetivos. Ellos te indican el destino que deseas alcanzar.
Las actividades pendientes, nuevas o en progreso. Ellas te permiten dar continuidad a lo que has planificado en la semana anterior y te conecta con la que comienza.
Los vencimientos a partir de las metas fijadas. El ver más allá de la semana que comienza te permitirá reconocer las actividades que debes comenzar para avanzar, sin presión, en la consecución de tus metas. Te permite ser PROACTIVO.
Documenta el plan semanal. Haz una lista de las actividades y ubícalas en la matriz. Como regla general, solo deberíamos planificar aquellas actividades de los cuadrantes 1 y 2. El resto, solo debe hacerse si tenemos un compromiso firme con alguna actividad de los cuadrantes 3 y 4.
Plan diario
Con base en el plan semanal, planifica tus actividades del día y para ello usa los siguientes insumos:
El plan semanal. Decide qué actividades ejecutarás para avanzar en el plan.
Las actividades pendientes o en progreso del día anterior más las nuevas que se presenten.
Pondría: Documenta tu plan diario ubicando las actividades en la matriz.
De la lista anterior debes programar en tu calendario aquellas actividades que tienen una hora predeterminada, como reuniones, citas y compromisos.
El momento de ACTUAR
Una vez has planificado tu día de trabajo, estás listo para emprender el camino. Mientras no seas interrumpido, comienza y sigue con tu plan. En los momentos en los que estás concentrado en los cuadrantes 1 y 2, intenta aislarte en lo posible, en especial de los dispositivos electrónicos que demandan tu atención constantemente.
Los imprevistos ocurren y hay dos formas de actuar frente a ellos: reaccionando impulsivamente o evaluando la situación y luego tomando una decisión racional. Es obvio que debemos evitar la primera y CREAR EL HÁBITO de evaluar antes de actuar.
A continuación, veremos algunas sugerencias para actuar dependiendo del cuadrante en el que se encuentra el imprevisto. Es importante tener en cuenta que estas recomendaciones son válidas para aquellos momentos que deseamos proteger, los dedicados a los cuadrantes 1 y 2.
Supongamos que estamos trabajando en uno de estos cuadrantes y nos interrumpen (o nos interrumpimos) con un requerimiento sobre nuestro tiempo. La reacción inmediata debe estar dirigida a evaluar en cuál de los cuadrantes se encuentra el requerimiento y luego decidir, DE FORMA CONSCIENTE, el curso de acción.
Imprevistos del Cuadrante 1 – PREMURA
Es el caso de que recordamos o nos recuerden una actividad que debe realizarse de inmediato y no la habíamos planificado. Esto puede deberse a no haberla realizado mientras se encontraba en el Cuadrante 2 o a una situación realmente impredecible. En este caso, debemos hacernos las siguientes preguntas:
¿Puedo realizar esta actividad con una calidad aceptable?
¿Puedo negociar un nuevo plazo de entrega?
¿Puedo delegarla?
Las respuestas a estas preguntas nos dan tres posibles cursos de acción:
NEGOCIA. Si consideras que la calidad no será aceptable en vista de la premura y tienes posibilidad de negociar un nuevo plazo, hazlo. No es lo ideal porque habrás dejado en evidencia que no fuiste capaz de ejecutar la actividad en el tiempo originalmente establecido, pero te dará la oportunidad de, al menos, hacer un trabajo con una calidad aceptable.
DELEGA. Es posible que un subordinado esté en capacidad de hacer el trabajo con una calidad aceptable. De ser así, considera esta opción.
ACTUA. No quiero decir que dejes de hacer lo que estás haciendo para ejecutar la actividad. Evalúa cuál es más urgente entre lo que estabas haciendo y esta nueva actividad. Decide, regístralo y sigue adelante con lo que acabas de decidir.
Imprevistos del Cuadrante 2 – ANTICIPACIÓN
No es usual que ocurra este tipo de imprevistos, ya que estas actividades, si bien son importantes, no tienen premura. En caso de que ocurran, tienes tres opciones:
PLANIFICA. Decide cuándo le dedicarás tiempo e inclúyelo en tu planificación.
DELEGA. Ten en consideración que este es el cuadrante ideal para delegar. Cuando lo haces con tiempo puedes elegir a la persona adecuada, darle la oportunidad de aprender y de motivarse al asumir nuevos retos y hacer seguimiento con tiempo para garantizar un trabajo de calidad.
ACTUA. Si crees que es momento de comenzar con esta actividad, inclúyela en tu plan del día y continua con tus prioridades.
Imprevistos del Cuadrante 3 – DISTRACCIÓN
Nos encontramos en la situación más complicada de resolver. Si no lo hacemos adecuadamente, corremos el riesgo de desviar nuestro plan de acción hacia actividades que nos consumirán tiempo y esfuerzo sin aportar al logro de nuestros objetivos. Cuando te encuentres en esta situación, hazte las siguientes preguntas:
¿Es conveniente o necesario que dedique tiempo a esta actividad?
Algunas actividades no contribuyen al logro de nuestros objetivos, pero debemos hacerlas por diferentes razones de conveniencia o necesidad.
¿Puedo negociar?
¿Puedo delegarlo?
Al contestar estas preguntas tienes las siguientes opciones:
NEGOCIA. Si es conveniente o necesaria esta actividad, intenta llegar a un acuerdo y retrasar la actividad hasta un momento en el que puedas dedicarle tiempo sin afectar tus actividades importantes. Hazlo de forma asertiva.
DELEGA. Es posible que un subordinado esté en capacidad de hacer el trabajo con una calidad aceptable. De ser así, considera esta opción.
RECHAZA. Es muy importante que aprendas a DECIR NO a aquellas actividades que no contribuyen al logro de tus objetivos y no son convenientes ni necesarias. Deberíamos rechazarlas de la forma más asertiva posible. En esta habilidad se encuentra la clave para eliminar la mayoría de los ladrones de tiempo.
Caso especial Cuadrante 4 – PAUSA
Acá podemos encontrarnos con dos situaciones:
Nos hacen una solicitud que se enmarca en el cuadrante 4. Si no es conveniente ni necesaria la debemos RECHAZAR de la misma forma que vimos anteriormente. En caso de serlo, la podemos DELEGAR o PLANIFICAR.
Pausas planificadas. En algunas situaciones es necesario que programemos algunas pausas que nos permitan mantener la concentración adecuada. El método Pomodoro, por ejemplo, incluye este tipo de pausas. Muchos autores, y últimamente ciertas investigaciones relacionadas con la neurociencia, insisten en la importancia de tomar pausas periódicas para poder mantener un ritmo estable de productividad.
CONCLUSIONES
Clarifica tus objetivos.
Planifica semanalmente usando la visión sistémica de la matriz de prioridades.
Planifica diariamente usando la matriz de prioridades.
Evita las distracciones e intenta seguir tu plan.
Toma pausas cortas que te permitan mantener la concentración.
Cuando seas interrumpido evita reaccionar de forma impulsiva. Evalúa la situación y toma la acción que consideres más adecuada.
Aprende a decir NO cuando sea necesario hacerlo. Hazlo asertivamente.
La motivación para seguir estas recomendaciones es importante pero no lo es todo. Es necesario que tengas fuerza de voluntad para convertirlas en hábitos.
¡ÉXITO!
Autor
Gustavo Yepes
Coach. Conferencista. Experto en Gestión del tiempo
Aliado de "Y eso, ¿cómo se come?" en Hyggelink