Reaccionar proactivamente: Cómo manejar las interrupciones

Es posible que esta expresión te resulte contradictoria. De ser así, tienes buenas razones para que pienses así, ya que los términos tienen significados diferentes y hasta opuestos hasta cierto punto. Veamos que nos dice la RAE:

Reaccionar. «Actuar por reacción de la actuación de otro, o por efecto de un estímulo».

Proactivo «Que toma activamente el control y decide qué hacer en cada momento, anticipándose a los acontecimientos».

Reaccionar es algo instintivo. Todos los seres vivos compartimos la característica de reaccionar ante un estímulo. Los humanos, por nuestra parte, somos los únicos que tenemos la posibilidad de razonar antes de reaccionar a ciertos estímulos, aunque es triste constatar que no todos ejercemos esa facultad.

Es hasta natural, en el contexto que estamos analizando, que cuando estamos concentrados en una tarea y somos interrumpidos, simplemente reaccionemos. Si no ejercemos la facultad de razonar, lo más seguro es que dejemos a un lado lo que estamos haciendo y nos enfoquemos en la tarea producto de la interrupción. Así podemos pasar todo un día, saltando de una tarea a otra, y al final terminamos con una terrible sensación de que trabajamos mucho y no hicimos nada. Es frustrante.

Por cierto, los estímulos a los que me he referido no solo provienen del ambiente externo. Muchas veces somos nosotros mismos quienes nos interrumpimos. Si estamos haciendo algo que no es de nuestro agrado, por ejemplo, es muy posible que nuestro cerebro, orientado al placer, nos proponga algo distinto, más agradable, y esa propuesta genera un estímulo que nos hacer cambiar de actividad.

Fue Victor Frankl quien usó por primera vez el término «proactivo» y lo definió como «la libertad de escoger nuestra actitud frente a las diferentes situaciones que debemos enfrentar en nuestra vida». Stephen Covey acota que «entre el estímulo y la respuesta está nuestra mayor fuerza: la libertad interior de elegir». De allí que me he permitido acuñar la expresión que da título a este artículo, Reaccionar proactivamente, la cual defino, dentro del contexto que nos ocupa, como «tomar activamente el control y decidir qué hacer cuando somos interrumpidos».

No podemos evitar reaccionar ante ciertos estímulos, pero, a partir de ese momento, si podemos tomar el control y actuar proactivamente.

En mi reciente artículo La matriz de prioridades: Un enfoque sistémico, presenté mi visión particular de la matriz de prioridades y destaqué que es conveniente usarla en dos momentos. Primero al planificar, todos los días a la misma hora y apartando al menos un 20% de nuestro tiempo a actividades del C2 (Importante / No urgente). Pero esto no basta, porque el día nos traerá interrupciones, internas o externas, y este es el momento de reaccionar proactivamente.

Qué hacer cuando se presentan las interrupciones

Lo primero es evitar la tentación de reaccionar impulsivamente, ejercer esa potestad, esa libertad de actuar libremente y no por instinto.

Echando mano de la matriz de prioridades, debemos ubicar la interrupción en el cuadrante al cual corresponde. Básicamente se trata de preguntarse:

• ¿Qué tan urgente es?

• ¿Contribuye al logro de mis objetivos?

• Si no es así, una pregunta adicional debe ser: ¿es conveniente o necesario que me involucre en esta actividad?

Una vez hayamos asumido la matriz como la referencia para gestionar las prioridades, contestar estas preguntas se hace de forma automática, después de hacerlo conscientemente por cierto tiempo.

El próximo paso consiste en tomar una decisión (acá entra la proactividad). ¿Qué acción debo tomar? Tenemos cinco opciones posibles.

RECHAZA

Si la interrupción no es importante, es decir, pertenece a C3 o C4 y no es conveniente ni necesaria, debemos automáticamente rechazarla de la forma más asertiva posible. A muchas personas les cuesta mucho tomar este camino, pero es esencial que desarrollemos esta habilidad., especialmente en los momentos en los que estamos involucrados en actividades que SI CONTRIBUYEN al logro de nuestros objetivos.

Como en todo, hay excepciones. Si estoy disfrutando de un merecido momento de descanso y no tengo pendiente alguna actividad de C1 o C2, podría aceptar involucrarme en alguna actividad de C3 o C4.

PLANIFICA

Es posible que la interrupción se refiere a una actividad que no es urgente, pero si es importante, conveniente o necesaria, en cuyo caso la podemos planificar para otro momento. De acuerdo al método de planificación que uses, agrégala a tu lista de pendientes o asigna una fecha en tu calendario para abordar esta actividad. Continua con lo que estabas haciendo.

NEGOCIA

Hay interrupciones que clasificamos en C1 lo cual significa que, o surgió un imprevisto (que no había podido prever) o no hice algo a su debido tiempo y se convirtió en urgente.

Ya no tengo otra opción que afrontarlo, con las consecuencias negativas en la calidad y el estrés que lo acompaña… a menos que… negociemos. No es una opción agradable ya que significa que algo que es importante y que debió ser hecho, no lo fue, pero en ciertas ocasiones es mejor negociar una nueva fecha para nacer un trabajo de calidad aceptable, que hacer algo que puede generar consecuencias negativas.

Otra ocasión en la que podemos negociar es cuando nos interrumpen para una actividad

del C3, pero consideramos que es conveniente o necesario involucrarnos. Si en ese momento no podemos hacerlo, es posible que aceptemos la solicitud para otro momento si podemos negociar.

DELEGA

La delegación es una de las funciones gerenciales más importantes. Cuando se hace bien, no solo le da a quien delega la oportunidad de usar su tiempo en actividades de más valor, sino también es una excelente forma de motivar y desarrollar a tu equipo de trabajo. Sin embargo, cuando no se hace de la forma adecuada puede generar más problemas que beneficios.

La delegación, en mi opinión, es una actividad típica del C2. Cuando lo hacemos así nos da la oportunidad de seleccionar a la persona apropiada, entrenarlo en la materia objeto de delegación, hacer el seguimiento necesario y obtener resultados dentro del tiempo requerido para terminar la tarea. El resultado: Un colaborador que aprendió a hacer algo que suele ser más importante que sus labores habituales, que avanzó en su desarrollo y un supervisor que tiene alguien con quien contar a la hora de delegar esa tarea, para dedicar su tiempo a otras actividades de importancia.

En principio, no es recomendable delegar una actividad del C1, a menos que tengamos a un colaborador en quien tenemos un alto grado de confianza para esa tarea en particular.

Muchos autores recomiendan delegar las actividades del C3. Yo, en principio, me opongo a esa práctica, ya que estamos recargando a nuestros colaboradores con actividades que NO SON IMPORTANTES. Solo en caso de que la actividad del C3, que no es importante por definición, es conveniente o necesaria, podemos considerar la posibilidad de delegarla. Considera siempre la posibilidad de tomar otra acción antes de delegar estas tareas.

ACTUA

En caso de que la interrupción se refiera a una actividad del C1 y no tienes posibilidad de negociar o delegar, es necesario que dejes a un lado lo que estabas haciendo y dediques tu tiempo a esta actividad, ya que no hacerlo traerá consecuencias. Debo insistir en la necesidad de dedicar tiempo al C2 todos los días, para evitar que se nos presenten actividades «imprevistas» del C1.

Estas son las opciones que tienes cuando se presentan interrupciones. Lo más importante es que desarrolles el hábito de «reaccionar proactivamente», que ejerzas esa libertad de las que nos hablaron Frankl y Covey y que en definitiva te hará tomar el control de tu tiempo… y de tu vida, que viene a ser lo mismo.

Autor

Gustavo Yepes

Coach. Conferencista. Experto en Gestión del tiempo

Aliado de "Y eso, ¿cómo se come?" en Hyggelink