Rebeca ya había culminado su horario de trabajo y estaba dispuesta a irse a casa cuando recibió una llamada de su jefe, quien le solicitaba para primera hora del día siguiente información acerca de los volúmenes de venta de todos los productos de la empresa durante el año anterior. Rebeca suspiró, buscó la información relativa a las unidades y montos de venta, lo cual le llevó menos de un minuto y decidió preparar un informe. Detalló las ventas de cada producto por unidades y montos para cada mes del año anterior, añadió las de los últimos 5 años con una proyección para el año en curso, elaboró y explicó diversos gráficos, revisó el informe y lo imprimió en colores. Todo el proceso le llevó alrededor de una hora y media, pero quedó muy satisfecha. Al día siguiente, a primera hora, entregó el informe a su jefe, quien busco las cifras totales de ventas de los tres productos más vendidos durante el año anterior, las anotó y le devolvió el informe a Rebeca, no sin antes darle las gracias. Por supuesto, ella se retiró muy molesta ya que el jefe no había apreciado el excelente trabajo que hizo. «La próxima vez no me afanaré tanto», decidió, mientras buscaba a su compañera para contarle la desagradable experiencia.
En este caso, caben varias preguntas: ¿Qué pasó? ¿Por qué el jefe ni siquiera vio el informe? ¿Cuál de los dos actuó erróneamente?
El anterior es un caso típico de una delegación inadecuada, donde ambos actores fueron responsables. En primer lugar, el jefe no fue preciso en la información que necesitaba, pero Rebeca tampoco le solicitó que lo fuera. Si ella le hubiera preguntado qué información exacta necesitaba, seguramente el jefe le hubiera respondido que necesitaba saber el monto de ventas de los tres productos más vendidos el año pasado. También ha podido preguntarle si necesitaba un informe o solo las cifras, en cuyo caso hubiera invertido unos pocos minutos en lugar de los 90 que sustrajo a sus horas de descanso.
Una buena comunicación es vital para una buena delegación y ella es un canal de dos vías que puede activarse desde cualquiera de los extremos. Quien delega debe ser preciso en la comunicación, en especificar qué espera concretamente del subordinado e incluso debe chequear si este comprendió correctamente. Solicitar que lo repita en sus propias palabras es un excelente método. Por otro lado, si esto no sucede por parte de quien delega, el subordinado debe pedir detalles, especificar qué se espera concretamente de él y, una vez hecho esto, expresarlo en sus propias palabras. Este simple proceso, activado por cualquiera de los actores, puede tomar unos pocos minutos y evita que trabajemos de más y haya un deterioro en la relación jefe-subordinado.
Si Rebeca, o su jefe, hubiesen seguido estas recomendaciones, ella se habría marchado a tiempo para dedicarse a sus asuntos personales después de cumplir correctamente con la tarea que le fue encomendada. Además, la relación se hubiera fortalecido al establecer una comunicación efectiva orientada al logro del objetivo.
Recuerda: La comunicación es esencial para una buena delegación. Seas jefe, o subordinado, haz un uso efectivo de esta poderosa herramienta.
Autor
Gustavo Yepes
Coach. Conferencista. Experto en Gestión del tiempo
Aliado de "Y eso, ¿cómo se come?" en Hyggelink
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